Метод пустого инбокса для работы с почтой

#продуктивность Год назад корпоративная почта переехала в Outlook из Lotus, и я решил, что этот переходный момент - возможность для эксперимента над процессами, связанными с почтой. Незадолго до этого я прочитал "Джедайские техники" Макса Дорофеева и решил испытать описанный там метод "пустого инбокса". В моей модификации эта техника выглядит так.

Большинство писем попадают в раздел "входящие". Эта папка работает как инбокс в моей системе, я анализирую письма по алгоритму GTD: нужно ли с этим что-то делать? Если нужно, то кому и когда? Сколько это потребует времени? Если это информация, то когда и при каких обстоятельствах она пригодится?

Если закончил с письмом - коротко ответил на него, решил, что от меня ничего не требуется, или внес задачу в систему, то перемещаю его в папку "отработано". Это архивная папка, к которой я обращаюсь, если нужно что-то найти. В конце дня, в рамках дневного обзора, я очищаю рабочую почту и заканчиваю день с "пустым инбоксом". Ладно, бывают дни, когда письмо висит пару дней как напоминалка, потому что лень и делать, и вносить однострочную задачу в систему, но кто из нас без греха. Обычно у меня во "входящих" всегда не более двух-четырех писем, которые умещаются на одном экране, даже в дни активной переписки. Знаете что? Это очень успокаивает :)

Также у меня в Outlook есть пара автоматических правил, которые упрощают жизнь. Первое: все письма, где я в копии, отправляются в отдельную папку. Опыт показывает, что если ты не основной адресат, данное письмо носит информирующий характер и вероятность того, что там есть задача к выполнению или срочная информация, невелика. Эту папку я просматриваю реже, чем "входящие", раза три в день. Второе: часто приходят письма-рассылки: корпоративные новости, уведомления, электронные копии журналов, письма о благотворительных мероприятиях и так далее. Это отвлекает, а в сложные дни провоцирует нервный тик: очередное уведомление outlook, а там спам. Письма этой категории я фильтрую прописанными вручную условиями и отправляю в отдельную папку "рассылки". Эту папку просматриваю в зависимости от загрузки, обычно раз в день, но если делать это реже, тоже ничего не случится.

Так я работаю уже год, и до сих пор эта система не подводила: не было такого, чтобы я упустил что-то важное. А вот эффективность работы с почтой заметно повысилась, и стресса стало меньше. Это хороший простой подход, куда проще, чем раскладывание по тематическим папкам, которое я без особенного успеха практиковал ранее. Как говорится, идеал - это когда уже нечего отнять, а не нечего прибавить :)